司会のテクニック

会議の司会をまかされたら気をつけることはたった3つ

2020年11月20日

こんにちは。スピーチ講師の森川じゅいちです。

ただでさえ人前に出るのが嫌であがってしまうのに、上司からまさかの司会をまかされてあ~どうしようか、と悩んでしまうことはありませんか?

それってビジネスマンあるあるですよね。


会議に出席する機会もだんだん増えて、いよいよ司会から逃れられなくなっている人が只今続出中です。

最も重要なことを言います。

実は緊張してしまう人は、まわりの人の気持ちを察する力があるので司会に向いているんです!

今回はその理由について触れ、実際に司会をうまくこなすために必要なたった3つのポイントについてまとめました。

司会をまかされたらまず気をつけるべきこと

テレワークや在宅勤務の中、ZOOMでプロジェクトの進行を任された人もどうしたらいいか悩んでいます。

そこで今日は司会はどうやったらいいか?です。

やらなきゃいけない、と決まったからにはうまく立ち回りたいですよね。

まずは司会とプレゼンテーションの違いについて知り、あがり症の人が司会に向いている理由を認識しておく必要があります。

あなたには会議を仕切る力があるんです。

司会はファシリテーション

ファシリテーション?

なんだこの横文字は?と思われた方もいると思います。

それは「3人以上が集まる場において、対話によって納得と共感を作り出すスキル」

すなわち会議を仕切ることです。

プレゼンテーションとファシリテーションの違い

「プレゼンテーションと司会はどう違うの?」といった疑問も出てきます。

プレゼンテーションとは、自分の言いたいことを聞き手に伝えること。

それによって、相手の納得と共感を生み出す行為です。

すなわち話し手中心のスタイル

一方ファシリテーションは、ただ単に司会進行する存在ではなく、相手から会話を引き出すこと。

すなわち聞き手中心のスタイルなのです。

そんな取りまとめをすんの自分にはムリ!と思うかもしれませんが大丈夫です。

司会者はあくまで添え物にすぎません。メインは意見を出してくれる出席者であることを忘れないでおきましょう。

緊張してしまうあなたはファシリテーター向き

僕が多くのあがり症に悩んでいる人にお会いして思うことがあります。

それは、スピーチ嫌いで悩んでいる方の多くは、相手のことを考えられる思いやりのある人であるということ。そして人からどう思われているか気になって緊張してしまうけど、心の底では話したがり屋さんです。

学生時代に生徒会役員や学級委員などをしていた人も多くいらっしゃいます。

そしてその最大の長所は、聞き上手であること。

人の話に相づちを打って好意的な態度を取れる人なのです。

しかもファシリテーションは、自分が人前でスピーチをするのではなく、あなたが聞き手に回って、まわりの意見を吸い上げる調整役。

会議中に自分の意見を人前で言ったりする必要もない、基本は中立的な立場です。

ファシリテーション、まさにあなたにピッタリじゃないですか!

司会をうまくこなしたい。そのために必要なスキルは、あなたの個性で意見を引き出して、最終的にまとめ上げる力なのです。

では、その力を生かすために以下の3つに着目してください。

「司会=仕切り」をうまくやるための3ポイント

仕切るためには、以下の3つを意識することが必要です。

  1. 参加者が発言しやすい雰囲気を作る
  2. ポイントを明確にさせて脱線させない
  3. アイディアが出やすいようにする

では順にみていきましょう。

1.参加者が発言しやすい雰囲気を作る

会議の場がしらけて面白くないものになってしまい、眠っている人がいたら悲しいです。

あなたが熱を加えてあげなければいけません。

サッカーに例えるならばあなたはパサーに徹してください。色んなパスを配球して参加者(ストライカー)にシュートを決めてもらう役割です。

あなたの個性を生かして場を盛り上げていきましょう。

そのためには、ブレインストーミングといって出されたアイデアに対して「相手の意見に批判をしない」とルール決めをしておくといいでしょう。

たくさんのルール決めをしても覚えられないので、まずは2~3個で十分です。

参加者からの意見が出ないことが最悪なのです。ですから会議がはじまった時点でアイデアを求めるのではなく、事前にテーマを伝えておく、そのための下準備をしておきましょう。

2.ポイントを明確にして脱線しない

会議の冒頭に、その日のテーマについての着地点終了時間を明確にしておく必要もあります。

みんなの大切な時間です。


何をどこまで決めたいのか、ケツを決めて最終目標に向かってください。

また、その時間内は参加者に集中してもらう必要があります。

時間感覚がなくなってはいけません。あらかじめ発言時間を設定したり、進行が滞らないようにタイムキーパーを別の人にやってもらうといいでしょう。

人間には集中力に限界があるので、経過時間に応じて適切な休憩時間を取ることも必要です。

よくあるケース

発言時間を決めたといえ、だらだら長い話をする人がいます。ループして同じ話を延々繰り返ししている場合もあります。

また、本題とずれてしまった発言は、司会をするあなたも時間と進行が気になってしょうがありません。

▼その場合、相手が「え~」「あ~」といった瞬間や、息継ぎをするタイミング言葉をはさみましょう。


「○○さん。発言時間をオーバーしてるのでこの件は××という意見でよろしいでしょうか?」、「○○さん、この件は××でよろしいですね?」という具合にポイントをまとめてあげる必要があります。

相手の話を切ってしまうというより、フレンドリーな態度をもって相手の貴重な意見としてまとめてあげる感じです。

相手が会社の上層部だったらどうでしょう?

うーん、・・・・・・そこは状況次第ですね。

話を切ったと思われて、倍返しで説教されたらなおさら時間のロスですもんね。

3.アイデアが出やすいようにする

前日までにテーマを伝えていたにも関わらず、沈黙が続いてしまい相手から意見が出ない場合もあります。

そんな時はまず、「○○さん、どう思いますか?」と指名してあげて話しやすい環境を作ってあげてください。自分から進んで発言できる人ばかりではありません。

しかしそれでも、にっちもさっちもいかない場合は出てきます。

そのときはファシリテーターであるあなたが「呼び水になる意見」を提示してあげることも必要。

冒頭で「あなたは意見を言う必要がない、意見を吸い上げる調整役だ」と申しましたが状況によってイレギュラーなケースも出てきます。

あなたの意見が間違っていようが構いません。

みんなの起爆剤にさえなればいいのです。

ファシリテーターは、事前準備の際に会議の趣旨をとらえたうえで自分の意見をしっかり持っておくことが必要なのです。

ココがポイント

司会者は、自分の意見を持って会議に臨む

まとめ

会議の司会進行をする際には、もっと気をつける点がまだまだあるのですが、いっぺんにいくつのこともこなすことは不可能です。

ですから、今回ご紹介した3つのことを念頭に置いて進めてみてください。

もちろん出席者あっての会議です。

その上で相手の気持ちを考えられるあなたには司会進行が向いています。

最初はもちろん緊張しますが、ぜひ大役を果たしてくださいね。

この記事を書いた人

 

 

 

 

 

モリー(森川じゅいち)

高校時代に独自の方法であがり症を克服。

上場企業の現職マーケティングマネージャーとして、プレゼン・プレス発表をする傍ら、話し方講師として悩める人たちをサポートしています。

聴衆2000人のスピーチ実績あり。

大阪で創業40年続く「上六話し方教室」谷口政明代表に師事。公認インストラクターとして活動しています。

4人家族+甲斐犬。

スポーツをこよなく愛する53歳のおっさん。あがり症を克服しても、人見知りなのは直っていません。

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