司会のテクニック

緊張しても会議の司会進行をして納得してもらうコツ

2020年11月21日

こんにちは。スピーチ講師の森川じゅいちです。

ただでさえスピーチ嫌いで緊張してしまうのに、ビジネスの上ではイヤイヤ司会をやらなきゃいけなくなる時がでてきます。

司会が決まった時はそりゃ悩みますよね。

でもやると決まってしまったからにはあらためて”会議の基本”に立ち返ってみましょう。

会議を行う最終目的は「物事を決定し、参加者に納得してもらう」ことです。

そのためには司会者の役割が重要になってきます。

今回は、参加者から納得される司会のコツとオンライン会議の司会方法について書いています。

最後まで読めば緊張しても司会をするやり方のコツを身につけることができますよ。

参加者も納得!緊張しても会議の司会をまとめるコツ

司会をするうえで参加者から活発な意見を引き出すことが大事です。

そのことについては前回の記事スピーチ嫌いなのに司会をまかされたら?そんな時の克服法で書いていますのでよかったら読んでください。

では、会議の最終目標って何でしょう?

それは「参加者が納得できること」。これにつきます。

そのために司会者は、まとめ方が重要になってくるんです。それがあるかないかで会議の締めと出席者の納得感が変わってきます。

納得してもらうためには「まとめ」が大事

会議やプロジェクトにしても限られた時間内で行わなければなりません。そしてビジネスにおいて最も大切なのは、その中で何らかの結論を出すことです。

結論もなくただエンドレスで話し合いをしたところで、それが単なる意見交換で終わってしまっては意味がありません。

”結局何のための集まりだったの?”ってことになっては、みんなの時間泥棒です。

出席者に納得してもらうためには、司会者には皆に行動を促すため、出し合った意見をまとめる、という最終工程が残されています。

そもそも人間は忘れやすい生き物です。会議中に決定した内容であっても、参加者によっては微妙に違った意味で解釈しているケースもあります。

そこで再度確認のためにも、最後の「まとめ」が必要になってきます。これが有るのと無いのでは、会の締まり方が大きく違ってくるのです。決定事項の伝わり方と、その後の参加者の行動にも大きな違いが出るのは明らかです。

司会のまとめ方

会議やプロジェクトで司会を務めるあなたは、①いい場の雰囲気を作って→②話題を脱線させることなく→③出席者の意見を引き出してきました。

その上、出た意見を検討して決定事項も生まれました。

ここからもうひと踏ん張り! 最後の締めになります。

世間のスピーチ教室では、あがり症対策として司会の練習をすることもあります。そこで気付くことは、最後の「まとめ」で非常にもったいないやり方をしている人が多い、ということです。

それは、

几帳面ゆえ参加者からの意見をすべて「文章でメモしている」こと。

会議を進行しながら、参加者からの意見を文章でメモ取りしているのですが、そもそもこれでは参加者の言葉のスピードにペンの手が追いつきません。

その上、最後にまとめるときに走り書きした文章だと何が書いているか読めなかったり、棒読みになってしまってあがってしまいます。

自分の思っている意見であれば、あがることなくハキハキ伝えることが可能なのに、人の意見をまとめる時はしどろもどろになって、何をいったらいいか訳が分からなくなったりします。それを防ぐためには以下のやり方がいいと思います。

箇条書き

そのためには決定事項の要点を「箇条書き」にするのがポイントです。

それも5WIHでメモを取ると明瞭になります。

「だれが」、「なぜ」、「何を」、期限は「いつまでに」、そして「どのように」行うかを単語でメモすることをお勧めします。

たとえば「来月は売り上げが厳しそうだから何とかしたい。そのために緊急会議を開いて対策を練る」、これはあちこちの会社でよく見られる例です。

▼仮に会議を行って以下のように決定したとします。

「12月の売上対策として、第2事業部の顧客をターゲットにして急遽プロモーションを打つことに決定しました。

まずは広報部が追加の販促費1,000万円を使って広告を打ちます。

来週末までに第2事業部田中さんは、広報と話して企画案をまとめて提出してください。」

司会進行しながら、以上のことを文章でメモにしていたら間に合いません。

▼そこで以下のように5W1Hでメモし、それをあとでつなぎ合わせて文章にすればいいのです。

12月 第2 広報 広告 1000万 田中さん 〆切来週

その中で最も重要なのは、会議では対策事項の抽出は行われても「いつまでに」という期限が忘れがちになります。締め切りがないと人はなかなか動いてくれません。

締切をしっかり定めましょう!

また上記の例でいえば、田中さんが来週末までに企画案を出すためには、別途広報部との打ち合わせが必要となるでしょう。

あなたがそのための調整まで促すことが出来れば、司会者として大成功します。

緊張してしまう人がZOOM会議の司会をする時はどうする?

基本のやり方は対面と同じ

参加者が一堂に会して行われる会議では、その場の表情もわかりますし、集中して行うことが可能です。

しかし各種のプロジェクトも三蜜回避でリモート会議が通例になってきました。

オンライン参加者が大勢になったりして、慣れないうちはタイル状の顔が画面上にいっぱい並ぶと、会議のホストとしては圧倒されてしまいます。

しかも自部署だけでなく、営業、広報、総務、エンジニアといった部署が違う人間が一堂に会すると緊張もMAXです。

画面の接続操作に気を取られ、時間感覚も忘れがちになってしまいます。

しかし、いままでお伝えしてきた司会の基本は、オンラインでも同じです。ただ参加者がその場にいないだけです。

ただしホストが資料を提示するのに「画面の共有」をしたり、参加者のミュートの設定をしたりと、対面ではなかった気遣いも生じてきます。

プロジェクトの進捗確認をしたりする定例のミーティングの場合は、タイムキーパーを他の人に依頼したり、議事録を作成する書記を設けるといいでしょう。

一人一人の持ち時間を設けることで進行もうまくいきます。

議事録も終了後に、書記の人からメール配信してもらえばいいでしょう。

オンライン会議で司会をする際の一番の注意点は、声がうまく聞こえてなかったり、そもそも参加者が他人の話を聞いていなくて、「すいません、もう一度言ってくれませんか?」と言われることです。

どこまで理解してくれているか確認するのにも時間を取られてしまいます。

まとめ

会議がうまくいくかどうかは、司会者の存在が大きく影響してきます。

会議中にどんどん仕切って進めていきたいところですが、多くの人が参加する会議でそれをまとめ上げるのは、ある程度の回数をこなさないといけません。

まずは会議の「終わらせ方」に気をまわしましょう。そのためには会議の決定事項を全員に共有させることが必要になります。

会議終了時に以下のことを決定して伝えられれば、司会は大成功です。

  1. 出た意見をメモするのは文章化しない
  2. 重要なことは箇条書きにする
  3. 最後の締めで「だれが」「何を」「いつまでにするか」明確化しておく

次の司会の時には、ぜひ取り入れてみてください。

参加者が納得できる会議になるはずです。

この記事を書いた人

 

 

 

 

 

モリー(森川じゅいち)

高校時代に独自の方法であがり症を克服。

上場企業の現職マーケティングマネージャーとして、プレゼン・プレス発表をする傍ら、話し方講師として悩める人たちをサポートしています。

聴衆2000人のスピーチ実績あり。

大阪で創業40年続く「上六話し方教室」谷口政明代表に師事。公認インストラクターとして活動しています。

4人家族+甲斐犬。

スポーツをこよなく愛する53歳のおっさん。あがり症を克服しても、人見知りなのは直っていません。

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