こんにちは。スピーチ講師の森川じゅいちです。
ただでさえスピーチ嫌いで緊張してしまうのに、職場ではイヤイヤでも司会をやらなきゃいけなくなる時がでてきます。
司会をすることが決まった時、そりゃ緊張しますよね。
でもやると決まってしまったからには、覚悟を決めて”会議の基本”に立ち返ってチャレンジしなければなりません。
会議を行う目的は「物事を決定する」こと。
目的達成に向けて緊張してしまう3つの原因とほぐす方法を紹介します。
またオンライン会議の司会方法についても書いています。
ではこれを読んで緊張を乗り越えましょう。
会議の司会で緊張してしまう3つの原因
司会をやったことのない人が突然司会をまかされたとしたら、ビビってしまいますよね。
でも緊張してしまうのには理由がありますので、まずはその原因をつかんで対策を練っていけばうまく乗り越えることができるでしょう。
緊張してしまう理由にはおおむね3つの理由が考えられます。
- 出席者の評価が気になってしまうから
- 自分に自信が持てないから
- 経験不足だから
では一つずつ解説します。
出席者の評価を気にしてしまうから
司会をすることになったらどうしても出席する他の人の目が気になりますよね。
それは無理もないことです。
でも考えてみてください。
会議では司会者であるあなたが意見を出してその場で決定するわけではありません。
プレゼンではあなたの「意見や提案」が主眼ですが、会議の司会では出席者が意見を出し、それをまとめるのが務めです。
あくまでも司会は影の存在なのであまりプレッシャーを感じないようにしましょう。
自分に自信が持てないから
あなたは自分に自信が持てないかもしれません。
これも他人の目（＝評価）を気にしてしまうことが関係しています。
確かに何人もの人をまとめ上げねばいけないプレッシャーを感じるかもしれません。
でも司会がスピーチと違うのは、あなたが話すことで注目を集めることが目的ではないはずです。
あくまで多くの意見を出し合い、最終的に会議の目的を果たすことが司会者の役割。
司会であるあなた自身の意見や提案が求められることは少ないのです。
たとえ自分に自信がなくても準備さえしっかりしておけば会議を進行することができます。
経験不足だから
「いやいや経験がないから司会なんて難しいですよ～」と言う人がいます。
確かに司会は回数を重ねるごとに上手くなってくるのは確かで、初めてだと緊張は高まります。
でもあなたが司会をしなくちゃいけなくなったのは、上司から期待されて任されていることがほとんどです。
どんなことだって初めての経験はあるもの。
これをチャンスだと思って司会に取り組んでみましょう。
意外と思っているよりもハードルは低いものです。
会議の司会で緊張をほぐす方法
会議で司会をすることになったら緊張してしまうのは誰でも同じです。
うまくやり切れるかどうか不安になるからこそ緊張もします。
では、その緊張をほぐすためには会議をやり切るために「最終目的」をあらためて確認する必要があります。
最終目的、それは「参加者から意見を引き出して結論出すこと」。
これにつきます。
ですから司会をする上で参加者から活発な意見を引き出してまとめることが大事です。
そのために司会者は、まとめる方法を知ることが重要になります。
それができるかやり方を知れば緊張は和らぎます。
事前にアジェンダを用意しよう
ここ数年、ビジネスシーンでは「アジェンダ」という言葉が使われるようになりました。
アジェンダとは会議の進行プログラムのことを指し、「会議の目的と所要時間」を明記しているもの。
そのの書き方に明確なルールはありませんが、最低限の内容として「会議名、日時、場所、参加メンバー、目的、議題と所要時間」は記載しましょう。
これは会議の当日に配るのではなく、会議の始まる24時間前までには参加メンバーにメールなどで共有しておく必要があります。
これがあるだけでも参加者から意見が活発に出るようになるのです。
緊張をほぐすには結論を出すことを目的にすること
会議やプロジェクトにしても限られた時間内で行わなければなりません。
そしてビジネスにおいて最も大切なのは、その中で何らかの結論を出すことです。
結論もなくただエンドレスで話し合いをしたところで、それが単なる意見交換で終わってしまっては意味がありません。
”結局何のための集まりだったの？”ってことになっては、みんなの時間泥棒です。
出席者に納得してもらうためには、司会者には皆に行動を促すため、出し合った意見をまとめる、という最終工程が残されています。
そもそも人間は忘れやすい生き物です。
会議中に決定した内容であっても、参加者によっては違った意味で解釈しているケースもあります。
そこで再度確認のためにも、最後の「まとめ」が必要になります。
これが有るのと無いのでは、会の締まり方が大きく違ってくるのです。
決定事項の伝わり方と、その後の参加者の行動にも大きな違いが出るのは明らかです。
緊張しないために会議の締め方にこだわろう
会議やプロジェクトで司会を務めるあなたは、①いい場の雰囲気を作って、次に②話題を脱線させることなく、そして③出席者の意見を引き出してきました。
その上、出た意見を検討して決定事項も生まれました。
ここからもうひと踏ん張り！
最後の締めになります。
世間のスピーチ教室では、あがり症対策として司会の練習をすることもあります。
そこで気付くことは、最後の「まとめ」で非常にもったいないやり方をしている人が多い、ということです。
それは、几帳面ゆえ参加者からの意見をすべて「文章でメモしている」こと。
会議を進行しながら、参加者からの意見を文章でメモ取りしているのですが、そもそもこれでは参加者の言葉のスピードにペンの手が追いつきません。
その上、最後にまとめるときに走り書きした文章だと何が書いているか読めなかったり、棒読みになってしまってあがってしまいます。
自分の思っている意見であれば、あがることなくハキハキ伝えることが可能なのに、人の意見をまとめる時はしどろもどろになって、何をいったらいいか訳が分からなくなったりします。
それを防ぐためには次に紹介するやり方がベストだと思います。
緊張しないためのまとめ方は箇条書きにして話す
決定事項の要点は「箇条書き」にするのがポイントです。
それも５ＷＩＨでメモを取ると明瞭になります。
「だれが」、「なぜ」、「何を」、期限は「いつまでに」、そして「どのように」行うかを単語でメモすることをお勧めします。
たとえば「来月は売り上げが厳しそうだから何とかしたい。そのために緊急会議を開いて対策を練る」。
これはあちこちの会社でよく見られる例です。
▼会議を行って以下のようなことを決定したとします。
「１２月の売上対策として、第２事業部の顧客をターゲットにして急遽プロモーションを打つことに決定しました。
まずは広報部が追加の販促費1,000万円を使って広告を打ちます。
来週末までに第２事業部田中さんは、広報と話して企画案をまとめて提出してください。」
司会進行しながら、以上のことを文章でメモにしていたら間に合いません。
▼そこで以下のように5W1Hでメモし、それをあとでつなぎ合わせて文章にすればいいのです。
12月 第２ 広報 広告 １０００万 田中さん 〆切来週
その中で最も重要なのは、会議では対策事項の抽出は行われても「いつまでに」という期限が忘れがちになります。締め切りがないと人はなかなか動いてくれません。
締切をしっかり定めましょう！
また上記の例でいえば、田中さんが来週末までに企画案を出すためには、別途広報部との打ち合わせが必要となるでしょう。
あなたがそのための調整まで促すことが出来れば、司会者として大成功します。
緊張してしまう人がオンライン会議の司会をする時はどうする？
参加者が一堂に会して行われる会議では、その場の表情もわかりますし、集中して行うことが可能です。
しかし三蜜回避のため会議もリモートで行われるのが通例になってきました。
オンライン参加者が大勢になったりして、慣れないうちはタイル状の顔が画面上にいっぱい並ぶと、会議のホストとしては圧倒されてしまいます。
しかも自部署だけでなく、営業、広報、総務、エンジニアといった部署が違う人間が一堂に会すると緊張もMAXです。
画面の接続操作に気を取られ、時間感覚も忘れがちになってしまいます。
しかし、いままでお伝えしてきた司会の基本は、オンラインでも同じです。ただ参加者がその場にいないだけです。
ただしホストが資料を提示するのに「画面の共有」をしたり、参加者のミュートの設定をしたりと、対面ではなかった気遣いも生じてきます。
プロジェクトの進捗確認をしたりする定例のミーティングの場合は、タイムキーパーを他の人に依頼したり、議事録を作成する書記を設けるといいでしょう。
一人一人の持ち時間を設けることで進行もうまくいきます。
議事録も終了後に、書記の人からメール配信してもらえばいいでしょう。
オンライン会議で司会をする際の一番の注意点は、声がうまく聞こえてなかったり、そもそも参加者が他人の話を聞いていなくて、「すいません、もう一度言ってくれませんか？」と言われることです。
どこまで理解してくれているか確認するのにも時間を取られてしまいます。
まとめ
会議がうまくいくかどうかは、司会者の存在が大きく影響してきます。
会議中にどんどん仕切って進めていきたいところですが、多くの人が参加する会議でそれをまとめ上げるのは、ある程度の回数をこなさないといけません。
まずは緊張してしまう会議では「終わらせ方」に気をまわしましょう。
そのためには会議の決定事項を全員に共有させることが必要になります。
会議終了時に以下のことを決定して伝えられれば、司会は大成功です。
- 出た意見をメモするのは文章化しない
- 重要なことは箇条書きにする
- 最後の締めで「だれが」「何を」「いつまでにするか」明確化しておく
次の司会の時には、ぜひ取り入れてみてください。
あなたが緊張をおさえて、しかも参加者が納得できる会議になるはずです。
